Los secretos de una migración compleja a la nube, desde la perspectiva del CIO

masterclass SimonEl grupo industrial Simon, multinacional con plantas de producción en nueve países y presencia en más de 90 países, llevó a cabo la migración de sus sistemas SAP a la nube pública de AWS, para dar respuesta a las necesidades de agilidad de sus unidades de negocio. Su CIO, David Xicota, ha contado su experiencia en una sesión, en la que ha desvelado los entresijos del proyecto y las lecciones aprendidas en este proyecto, realizado con Linke.

Entre los últimos meses de 2019 y los primeros de 2020, esta empresa española realizó un proyecto estratégico que se enmarcaba dentro de su proceso de transformación digital: la migración de sus entornos SAP a la nube, con el objetivo de dar soporte a su crecimiento, ser más eficiente y ágil en sus procesos, y conseguir un mayor control y seguridad. 

La compañía, que cuenta con alrededor de 4.000 empleados en el mundo y una marca afianzada en su más de un siglo de historia en el mercado de la fabricación de material eléctrico y diseño de iluminación, tenía claro que cloud era el modelo a adoptar. Su CIO, David Xicota, era consciente de la complejidad de esta transformación, por lo críticos que son para esta organización sus sistemas SAP y por la gestión del cambio que implicaba.

Sin embargo, había llegado el momento de abordar el proyecto para hacer frente a las limitaciones que presentaban sus sistemas en aquel momento, que básicamente se concentraban en torno a la falta de rendimiento y la necesidad de ganar agilidad en los procesos, además de aumentar la fiabilidad de la infraestructura y uniformizar los sistemas operativos para facilitar la gestión, el parcheado y la seguridad. Había también otros puntos importantes que, como explicó el CIO, eran “facilitar la innovación e impulsar un cambio de rol del departamento de TI, para dejar de ser administradores de sistemas y crear valor para el negocio aportando soluciones”.

La elección de AWS y Linke

Con el convencimiento de que “la única salida razonable, lógica, era irnos a la nube”, subrayó David Xicota, la compañía tuvo que decidir entre los diferentes tipos de cloud. En este punto, las posibilidades eran la nube privada o la pública, y cuál sería el proveedor. “Teníamos claro que nuestra elección era la nube pública porque queríamos externalizar, pero tener el control tecnológico y del gasto, y eso nos lo daba esta modalidad, y luego se trataba de elegir la mejor opción, y para mí no existía duda sobre cuál era”.

Con AWS como proveedor, el siguiente paso era buscar un partner con mucha experiencia en entornos SAP y AWS, que garantizase que el equipo asignado tuviera mucha experiencia en este tipo de proyectos. “Linke era el que nos ofrecía el equipo con más ‘expertise’ y más comprometido. Pudimos hablar con otras empresas que ya había pasado por esa experiencia y, tras conversaciones con la compañía y el equipo, vimos que era el partner adecuado”.

La migración 

El proyecto, que se completó en siete meses, consistió en el traslado de los entornos de preproducción, desarrollo, calidad y producción de la compañía a la nube, un proceso en el que nuestros consultores utilizaron las herramientas de optimización y automatización de migraciones de AWS para mitigar los riesgos.

Se movió cada uno de los entornos por separado, de forma que “cuando llegamos al de producción, ya habíamos hecho la migración bastantes veces.  Al adoptar este planteamiento, el proceso mejoraba a medida que avanzábamos, e íbamos superando los retos con los que nos encontrábamos”, subrayó.

Los resultados del proyecto

Para Grupo Simon, era fundamental aumentar el rendimiento de sus sistemas SAP. De media, el rendimiento se ha multiplicado por 4 en todas las áreas y, en algunas transacciones lo ha hecho por 17.

La compañía, que procesa 2 millones de registros diarios obtenidos de SAP, ha reducido los tiempos de acceso de los usuarios desde las sedes internacionales y, además, ha homogeneizado sus sistemas operativos, que ahora son Linux.

Al delegar el mantenimiento de los aplicativos en la nube, su equipo de tecnología puede dedicarse a tareas de más valor para el negocio, y esto es otra de las ventajas. 

Lecciones aprendidas

A modo de recomendaciones, el CIO de Simon destaca los siguientes puntos que pueden servir para todas aquellas empresas que estén considerando dar el paso que ya ha dado esta compañía:

  • Un proyecto de este tipo no debe iniciarse sin el convencimiento del CEO y del resto de directores de que ese es el futuro de la compañía. No es solo un cambio tecnológico, es cultural y afecta a toda la organización y, por tanto, hay que buscar alianzas.
  • Al tratarse de un sistema ERP, hay dos actores principales que tienen que estar implicados e, incluso, ser partícipes. Son el equipo de Finanzas, el más afectado por el uso de las soluciones de gestión que, además, tiene que hacer frente a procesos de auditoría, y el equipo de operaciones, en aquellas empresas que tienen plantas de producción. 
  • Es fundamental una adecuada gestión del cambio. Afecta a todos los niveles, desde el CEO y el comité de dirección, a las unidades de negocio y también al propio equipo de TI, al que hay que hacer mucho acompañamiento para evolucionar hacia el nuevo entorno y que pueda realizar tareas de más valor. El cambio requiere educación, comunicar mucho y transmitir confianza. 

Siguientes pasos

Ahora el equipo de David Xicota está trabajando con AWS y Linke en la reducción de costes. “Durante el primer año, migras y te preocupas de que todo funcione, no tanto del coste. Ahora llega la optimización utilizando Well Architected Framework para identificar los posibles ahorros de lo que nos podemos beneficiar como, por ejemplo, máquinas S/3 Spot, prereservas.  Va a venir la futura migración a S/4HANA y nos va a implicar mucha más máquina, con lo cual hay que ir ahorrando para que, cuando llegue el momento, no tener problemas a nivel de presupuesto”, añadió el CIO.

Además de la futura migración a SAP S/4HANA, la organización está desplegando servicios de machine learning y empleando APIs para poder aprovechar mejor los datos.

Finalmente, está también considerando si pasa de un modelo de ERP centralizado y comienza a desplegar ciertos nodos de cómputo y acceso en las filiales. “Con la arquitectura de AWS y la experiencia de nuestros expertos en migraciones cloud, ahora mismo es factible. Tenemos la confianza para hacerlo”, concluyó el directivo.

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