FortisOntario, primera empresa canadiense que utiliza Linke AWS Connector for SAP

 

La compañia eléctrica FortisOntario ha conseguido, gracias a la implementación de Linke AWS Connector for SAP, una nueva solución de facturación electrónica en cloud que ofrece un ahorro anual de aproximadamente el 40%.

FortisOntario es una compañía eléctrica canadiense con sede en Ontario, que alberga las principales ciudades del país norteamericano. Esta utility cuenta con participaciones estratégicas en diferentes empresas de este sector y, además, es propietaria y opera otras empresas de distribución de electricidad: Canadian Niagara Power Inc., Cornwall Street Railway Light & Power Company Ltd. y Algoma Power Inc. En total, dan servicio a alrededor de 65.000 clientes al norte de la provincia.

Con esta base instalada de clientes, la compañía emite mensualmente alrededor de 50.000 facturas electrónicas, un proceso que hasta ahora ha realizado a través de un proveedor externo, pero que quiere gestionar ahora internamente integrando el sistema con su nuevo portal de autoservicio para los clientes. Dentro de este proyecto es donde se enmarca la adopción de Linke AWS Connector for SAP, una solución certificada por SAP y homologada por AWS que ha desarrollado el departamento de I+D de Linke.

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El Reto

FortisOntario utiliza sistemas SAP en un modelo on-premise, en concreto la solución de la compañía para el sector de las utilities (SAP IS-U), a partir de la cual su equipo de TI da soporte, no solo a la operativa diaria de FortisOntario, sino también a la de las compañías distribuidoras que posee.

Uno de los procesos críticos es la emisión de facturas que, durante años, se ha realizado de la siguiente manera: se crea la factura en el módulo de facturación -SAP IS-U Billing- de la plataforma de gestión empleando Adobe Document Services y, a través de SAP PO, los documentos se envían a un proveedor de impresión externo que imprime, envía por e-mail y almacena la versión completa en PDF para la presentación de las facturas.

Sin embargo, FortisOntario tomó la decisión de realizar estas funciones internamente para aumentar la fiabilidad del proceso, reducir costes y que las facturas puedan integrarse con herramientas que mejoran la experiencia del cliente como, por ejemplo, el portal de autoservicios, desde el que se puede monitorizar el consumo de electricidad, ver los pagos, etc. En definitiva, la idea es que esos PDF generados en SAP IS-U Billing se gestionen en la compañía, se almacenen y estén disponibles para el cliente.

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La Solución

Asumir la administración interna de la operación exigía un nuevo enfoque de gestión documental, así que la compañía eléctrica optó por migrar SAP Content Server desde sus instalaciones a la nube para conseguir la flexibilidad, escalabilidad y agilidad que necesitaba para almacenar y asegurar la disponibilidad de esta gran cantidad de documentos.

Dentro de las opciones de plataforma, el servicio elegido fue Amazon S3 de AWS y, además, siguiendo las sugerencias de su partner de consultoría, se implementó Linke AWS Connector for SAP, cuyo uso permite integrar los sistemas con los servicios cloud nativos de la plataforma de AWS. “Nuestro socio nos sugirió que el coste total de desarrollo e integración sería mucho menor si empleábamos una tecnología ‘out of the box’, como el add-on de Linke, para aprovechar al máximo las funciones de SAP, sin tener que hacer desarrollos personalizados”, explica Geoff Visentin, Director de Tecnologías de la Información de la compañía.

La solución de Linke, que está basada en la plataforma SAP NetWeaver y certificada por SAP, permite a FortisOntario utilizar el servicio de almacenamiento de AWS como una extensión de sus sistemas SAP para almacenar documentos y datos archivados a través de la interfaz SAP Archivelink. Es decir, permite almacenar todas las facturas en Amazon S3 y aprovecharse de menores costes y más fiabilidad.

La empresa lo llevó a cabo en cuestión de pocos días con el soporte de Linke.  El proceso de implementación del add-on fue “rápido y fácil”, dice la compañía, que califica el apoyo de la firma española como “increíble”.  “El tiempo de instalación del producto para cada entorno SAP duró, de promedio, un día. Incluso estando el personal de Linke en España, trabajamos juntos de manera eficiente para lograr los resultados que necesitábamos en tan solo unas pocas semanas”, añade Visentin.

Los Beneficios

Desde entonces, la eléctrica ya percibe una serie de ventajas, una de ellas el bajo coste de almacenar las facturas en el servicio de AWS, en torno a 0,50 dólares al mes, y a ese precio hay que sumarle el control sobre el proceso de facturación y la alta disponibilidad de los datos.

Como explica Visentin, “esperamos ver una importante reducción de costes al optar por esta solución ‘in-house’, y también una mayor fiabilidad y control sobre nuestro almacenamiento de documentos. Además, los costes de almacenar en AWS son mucho más bajos que si optásemos con un sistema de almacenamiento on-premise para conseguir la capacidad que estimamos. Finalmente, la seguridad y la disponibilidad de datos en la nube es mucho más de lo que podríamos lograr en nuestras instalaciones”.

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En general, la nueva solución de facturación electrónica ofrece un ahorro anual de aproximadamente el 40% si se compara con la solución anterior, y éste aumenta a medida que más clientes eligen la opción ‘paperless’ y desechan los papeles.

El Futuro

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Dados los resultados obtenidos en este proyecto, la utility canadiense está evaluando la posibilidad de trasladar el archivado de datos empresariales a AWS empleando Linke AWS Connector for SAP en el futuro.

Además, en el corto plazo también tiene planes para migrar su entorno SAP a la nube.

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